Anwendungsbericht "Dokumenten-Archiv"

Das Dokumenten-Archiv dient als Speicherort für alle Mails, Dateianhänge, Excel-Listen, Bildobjekten, WORD-Aufstellungen, PDF-Dateien uvm. Die Archivierung ist über 4 Wege möglich.

1. Neuanlage durch Mail-Eingang
2. Neuanlage aus Menü
3. Neuanlage aus Auftrag
4. Neuanlage über Scanner 

Das Dokumenten-ARCHIV unterliegt den DOMINO-Zugriffsregelungen.

1. Neuanlage durch Mail

Schritt 1:     "Dokumenten-Eingang"

Mails können entweder aus der eigenen Maildatenbank in das Dokumenten-Archiv weitergeleitet, oder auch direkt von Ihren Kunden dorthin versendet werden. Sie werden dann, mit dem Hinweis "nicht kategorisiert" in der Ansicht "5. nach Kategorie UNERLEDIGT" sichtbar. 

Mittels DOPPEL-KLICK lässt sich das Dokument öffnen. Weitere Details werden sichtbar. 

Schritt 2:     "Kategorisierung"

Die eingegangenen Dokumente werden nun manuell oder gar automatisch kategorisiert. Die manuelle Kategorisierung erfolgt aus der Ansicht oder Maske über ein selbstpflegbares Schlüsselwortfeld durch Auswahl und ggf. Zuordnung des entsprechenden Auftagsvorganges (wenn vorhanden).

Automatische Kategorisierungen können erfolgen, wenn bestimmte Informationen (z.B. Betreffzeile) im Dokument ausgewertet werden können. Dies erfolgt dann vollautomatisch wenige Sekunden nach dem Eingang. 

Somit wird das Dokument automatisch in den entsprechenden Dokumenten-Ordner verschoben.

Schritt 3:     "Auftragszuordnung"

Gehören Dokumente zu einem bestimmten Auftrag, so können diese einfach einem Auftragsvorgang zugeordnet werden und ... 

... von dort direkt eingesehen werden.  

2. Neuanlage aus Menü

Im Hauptmenü können über die Funktionschaltfläche "Neuanlage" auch weitere Dokumente angelegt werden. 

3. Neuanlage aus Auftrag

Neue Dokumente können auch direkt aus der Auftragsvorgangsmaske angelegt werden.  

4. Neuanlage über Scanner

Die Digitalisierung der Dokumente, z.B. Lieferscheine, Materialscheine, Kundendokumente usw. erfolgt in 4 Schritten: 

Schritt 1    "Dokumente vorbereiten"

Um eine einfache, schnelle und automatische Dokumentenzuordnung durchführen zu können, ist eine kurze Dokumentenvorbereitung mit einem Barcode-Etikett notwendig. Es wird direkt aus dem Auftragsvorgang gedruckt. 

Schritt 2     "Dokumente einscannen"

Im nächsten Schritt werden die vorbereiteten Dokumente im Stapel digitalisiert und eingescannt. 

Schritt 3     "Dokumente speichern und zuordnen"

Nun werden die Dokumente automatisch als PDF gescannt und per Mail in eine Objektdatenbank gestellt. Software-Agenten machen automatisch eine erste automatische Zuordnung auf Basis des Barcode-Etiketts. Die Originaldokumente können in den Papierkorb.

Alle eingescannten Dokumente stehen in unterschiedlichen Ansichten zum Abruf bereit. Weitere manuelle Kategorisierungen sind einfach möglich.

Mittels DOPPEL-KLICK wird das Dokument geöffnet. 

Schritt 4     "Dokumente wiederfinden und abrufen"

Bereits wenige Sekunden später sind die Dokumente von jedem Sachbearbeiterarbeitsplatz abrufbar - entweder manuell oder direkt aus dem Auftragsvorgang. Somit sind Sie immer schnellstens informiert.